Datenschutzhinweise der CAPERA Immobilien Service GmbH
Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch CAPERA Immobilien Service GmbH informieren.
Personenbezogene Daten im Sinne dieser Information sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen können.
1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter:
Verantwortliche Stelle ist:
CAPERA Immobilien Service GmbH
Dornhofstraße 100, 63263 Neu Isenburg
Telefon: 06102 81544-100
Fax: 06102 81544-19101
E-Mail: info@capera-immobilien.de
Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:
CAPERA Immobilien Service GmbH
Schülerstraße 40, 07545 Gera
Telefon: 0365 55214344
E-Mail: datenschutz@capera-immobilien.de
2. Quelle der personenbezogenen Daten:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung zur Durchführung, Verwaltung und Abwicklung der Mietverhältnis-se oder zur Verwaltung des Gemeinschaftseigentums von Wohnungseigentümergemeinschaften bzw. zur Verwaltung Ihres Sonder- oder Teileigentums von Ihnen erhalten haben. Des Weiteren verarbeiten wir – sollte dies für die Erbringung unserer Dienstleistung (insbesondere Verwaltung der Immobilie für Dritte) erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die wir von für Sie zuständigen Partnern oder sonstigen Dritten (z.B. Schufa, Eigentümer, Hausverwaltung) erhalten haben und zukünftig erhalten werden oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.
Zum Anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbüchern, Schuldnerverzeichnisse, Handelsregister, Presse, Internet, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.
3. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden:
Wir verarbeiten folgende Kategorien von personenbezogenen Daten: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Kommunikationsdaten, wie Telefon-Nr:, E-Mail-Adresse; Bankverbindung, Informationen über Ihre Bonität im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrages sowie Vertragsdaten: Nutzungszeitraum, Lage der Wohnung/Gewerbeeinheit, Rolle der betroffenen Person, Vertragsnummer, Zahlungsdaten, Daten zu Mieterkontakten und Vorgangsbearbeitung sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.
4. Zweck, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen zweckbezogen zur Erfüllung unseres Vermietungs- und Verwaltungsauftrages sowie für unsere Leistungen im Zusammenhang mit einem Verkauf der Immobilie und damit unmittelbar in Zusammenhang stehender Nebentätigkeiten. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:
a. Einwilligung (Art. 6, Abs. 1 a DSGVO)
Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke gegeben (z.B. Bankdaten zum Lastschrifteinzug der Miete bzw. Hausgeld). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
b. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6, Abs. 1 b DSGVO)
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung des zwischen Ihnen und Ihrem Vermieter geschlossenen Mietvertrags bzw. im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Selbstauskunft, Schufa).
c. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6, Abs. 1c DSGVO oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO):
CAPERA unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen nach Mietrecht, WEG-Recht sowie handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.
d. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO)
Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:
- • Verarbeitung zur Erfüllung unseres Vermietungs- und Verwaltungsauftrages und damit im Zusammenhang aller mit dem Betrieb und der Verwaltung von Immobilien stehenden Nebentätigkeiten (z.B. Beauftragung von Instandsetzungs-/Instandhaltungsleistungen, Erfüllung von Verträgen, z.B. Meldung von Nutzerwechseln und Daten im Rahmen der Betriebs- bzw. Jahresabrechnung)
Der Zweck der Datenverarbeitung ergibt sich in erster Linie aus dem konkreten Produkt (z.B. Miet- oder Eigentumswohnung, Gewerbeeinheit.
Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, unsere vertraglichen Pflichten aus unseren Vermietungs- und Verwaltungsaufträgen zu erfüllen. - • Abfrage und Datenaustausch mit der Schufa zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken, da wir und die Vermieter ein berechtigtes Interesse daran haben, Bonitäts- und Ausfallrisiken zu vermeiden
- • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, unsere Rechte zu wahren
- • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs, da wir ein berechtigtes Interesse daran haben, die Sicherheit unserer Systeme und Daten zu gewährleisten
- • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
- • Videoüberwachung zur Prävention und Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten zum Schutz der Bewohner, da wir, die Vermieter und Bewohner ein berechtigtes Interesse daran haben, nicht zum Ziel von Straftaten zu werden bzw. die Verfolgung begangener Straftaten zu ermöglichen
- • Wahrnehmung des Hausrechts, da wir, die Vermieter und Bewohner ein berechtigtes Interesse daran haben, dass der Hausfrieden gewahrt wird
5. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Innerhalb des Unternehmens sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. CAPERA lässt auch einzelne Serviceleistungen von sorgfältig ausgewählten und datenschutzkonform beauftragten Dienstleistern und Auftragsverarbeitern (Art. 28 DSGVO) ausführen, die ihren Sitz innerhalb in der EU haben. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT Zahlungsverkehr, Druck- und Zustellungen, Messdienst, Abrechnung, Wartung/Instandhaltung, Rechtsanwälte, Inkasso sowie Vermietung oder Verkauf /Vertrieb von Immobilien. Ebenso werden zur Wahrnehmung der Eigentümer-/Auftraggeberinteressen und der Erfüllung unserer vertraglichen Verpflichtungen Daten an den Auftraggeber, deren beauftragte Vertreter, wie z.B. den Vermögensverwalter (Asset-Management), Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Wertgutachter, Makler und Kaufinteressenten übermittelt.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten sein:
- • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
- • Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (Bürgschaftsgeber, Auskunfteien, Abrechnungsdienste)
- Weiterführend können auch andere Stelle Datenempfänger sein, sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.
6. Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:
Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Wirtschaftsraums oder eine internationale Organisation findet nicht statt.
7. Wie lange werden die Daten gespeichert?
Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach dem Ende des Zweckes und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Zu beachten ist, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.
Darüber hinaus unterliegen wir bzw. Ihr Vermieter verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Mietrecht, dem WEG-Recht, dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabeordnung (AO) ergeben. Die angegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können unter bestimmten Umständen bis zu 30 Jahre betragen.
8. Datenschutzrechte:
Jede/r Betroffene/r hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGV. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V. m. § 19 BDSG) zu wenden.
Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Dies gilt für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz Grundverordnung, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.
9. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten:
Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertrages erforderlich sind, oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggfs. beenden müssen.
10. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling:
Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.
Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.
WIDERSPRUCHSRECHT
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6, Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6, Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht für die Zwecke der Direktwerbung.
Der Widerspruch wirkt für die Zukunft und sollte möglichst gerichtet werden an:
CAPERA Immobilien Service GmbH
Datenschutzbeauftragter
Schülerstraße 40, 07545 Gera
datenschutz@capera-immobilien.de
WIDERSPRUCHSRECHT
Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6, Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6, Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessen-abwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von
Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dienst der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht für die Zwecke der Direktwerbung.
Der Widerspruch wirkt für die Zukunft und sollte möglichst gerichtet werden an:
CAPERA Immobilien Service GmbH
Datenschutzbeauftragter
Schülerstraße 40, 07545 Gera
datenschutz@capera-immobilien.de
Stand: 27.01.2022
Datenschutzhinweise für das Bewerbungsverfahren
1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter:
CAPERA Immobilien Service GmbH
Dornhofstraße 100, 63263 Neu-Isenburg
Bitte wenden Sie sich per E-Mail an folgende Adresse: jobs@capera-immobilien.de
Betrieblicher Datenschutzbeauftragter: E-Mail: datenschutz@capera-immobilien.de
2. Gegenstand, Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die CAPERA Immobilien Service GmbH („CAPERA“) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten u.a. im Rahmen Ihrer Bewerbung.
Personenbezogene Daten (nachfolgend auch „Daten“ genannt“) sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen, also z.B. Ihr Name, Ihre Adresse, Ihre Telefonnummer oder Ihr Geburtsdatum. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
2.1. Daten
Wir verarbeiten Ihre Daten, die Sie uns per Post oder E-Mail mit Ihrer Bewerbung bzw. Ihren Bewerbungsunterlagen zusenden oder die wir über einen Personalvermittler, etc. erhalten. Außerdem verarbeiten wir die Daten, die Sie uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens mitteilen und die sich z.B. aus Bewerbungsgesprächen ergeben.
In der Regel erfassen wir folgende Daten: Vor- und Nachname, Kommunikationsdaten (Adresse, E-Mail, Telefon- und Handynummer, sowohl geschäftlich als auch privat), ggf. Ihren akademischen Grad, Geburtsdatum und -ort, Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Ausbildung, Berufserfahrung, ggf. Bewerbungsfoto), Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Fähigkeiten, Verfügbarkeit, Gehaltsvorstellungen sowie falls vorgelegt Arbeitserlaubnis.
Sollten Sie von uns kontaktiert oder zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen werden, benötigen wir Ihre Bankverbindung zur Reisekostenabrechnung und speichern Besprechungsprotokolle.
In den Bewerbungsunterlagen können auch sensible, so genannte besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten sein. Besondere Kategorien personenbezogener Daten sind nach Art. 9 DSGVO personenbezogene Daten, aus denen die rassische und ethnische Herkunft, die politische Meinung, religiöse (z.B. Angaben zur Religionszugehörigkeit/Konfession) oder weltanschauliche Überzeugungen oder die Gewerkschaftszugehörigkeit hervorgehen, sowie die Verarbeitung von biometrischen Daten zur eindeutigen Identifizierung (z.B. Fotos), Gesundheitsdaten (z.B. Angaben zum Grad der Schwerbehinderung) oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. Wir empfehlen Ihnen, keine Angaben hinsichtlich dieser besonderen Kategorien personenbezogener Daten zu machen. Übermitteln Sie uns diese Angaben dieser Art, werten wir dies als ausdrückliche Einwilligung, dass wir diese Angaben im Rahmen der Datenschutzerklärung verarbeiten dürfen.
2.2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die von Ihnen zu Zwecken der Bewerbung übermittelten Unterlagen und Dateien werden für Zwecke verarbeitet, die im Zusammenhang mit dem Bewerbungsverfahren für die Bearbeitung Ihres Interesses an einer Beschäftigung (bzw. Ausbildung) bei der CAPERA, einschließlich der hierfür erforderlichen Kontaktaufnahme mit Ihnen, stehen. Bei Zustandekommen eines Beschäftigungsverhältnisses (Ausbildungsverhältnisses) werden die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen, Daten und Dateien im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses mit Ihnen weiterverwendet. Im Einzelnen:
Wir verarbeiten Ihre Daten dabei für die folgenden Zwecke und auf Basis der folgenden Rechtsgrundlagen:
• Datenverarbeitung im Rahmen der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses bzw. dessen Durchführung: Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir Ihre Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens und die Besetzung von Stellen. Nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG ist die Datenverarbeitung u.a. für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses bzw. nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung von Verträgen bzw. vorvertraglichen Maßnahmen erlaubt.
Wir verarbeiten dazu Ihre Daten z.B., um Entscheidungen im Bewerbungsverfahren zu treffen. Dabei berücksichtigen wir u.a. Ihre berufliche oder auch persönliche Qualifikation für die Entscheidung, ob wir Sie im engeren Auswahlverfahren für die zu besetzenden Stellen berücksichtigen. Weiterhin verarbeiten wir Daten betreffend den persönlichen Eindruck in einem Bewerbungsgespräch, um zu entscheiden, ob wir Ihnen die Stelle anbieten, auf die Sie sich beworben haben oder ggf. auch eine andere. Ihre uns mitgeteilten Daten werden dabei zunächst durch unsere Personalabteilung für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeitet und geprüft. Diese leitet die Daten dann ggf. für Zwecke des Bewerbungsverfahrens an die Stellen innerhalb von CAPERA weiter, die am jeweiligen Auswahlverfahren beteiligt sind. Erfolgt eine Einstellung, werden Ihre Daten im Anschluss für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeitet.
• Datenverarbeitung aufgrund Ihrer Einwilligung: Wenn Sie Ihre Einwilligung für die Datenverarbeitung erteilen, verarbeiten wir Ihre Daten nach Art. 88 Abs. 1 i.V.m. § 26 Abs. 2 BDSG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können Sie z.B. entscheiden, ob wir Ihre Daten für die Besetzung von Stellen für eine längere Zeit als sechs Monate in unserem Bewerberpool speichern dürfen, um Sie in Zukunft bei einer passenden freien Stelle direkt kontaktieren zu können.
• Datenverarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten aufgrund Ihrer Einwilligung: Wenn Sie uns als Teil Ihrer Bewerbungsunterlagen freiwillig und entgegen unserer ausdrücklichen Bitte besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO zukommen lassen (z.B. Ihr Foto oder Angaben zu Ihrer Religionszugehörigkeit/Konfession), speichern wir diese auf der Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 S. 2 BDSG bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Dies gilt auch, wenn Sie uns im weiteren Laufe des Bewerbungsverfahrens weitere besondere personenbezogene Daten mitteilen.
Durch die freiwillige Übermittlung dieser Daten und durch die Akzeptanz dieser Datenschutzinformation erklären Sie sich mit der Verarbeitung dieser besonderen personenbezogenen Daten im Rahmen des gesamten Bewerbungsprozesses einverstanden. Wir berücksichtigen diese besonderen personenbezogenen Daten bei einer Auswahlentscheidung grundsätzlich nicht, es sei denn, dies ist auf Grund gesetzlicher Verpflichtungen geboten. Es ist z.B. bei manchen Stellenausschreibungen möglich, dass Menschen mit Behinderungen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen bevorzugt behandelt werden.
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wir verarbeiten Ihre Daten zudem, um sonstige gesetzliche Pflichten zu erfüllen. Wie alle Unternehmen, die sich am Wirtschaftsgeschehen beteiligen, unterliegen auch wir einer Vielzahl von rechtlichen Verpflichtungen. Primär sind dies gesetzliche Anforderungen (wie z. B., aber nicht abschließend: Geldwäschegesetz, Handels- und Steuergesetze), aber auch ggf. aufsichtsrechtliche oder andere behördliche Vorgaben. Zu den Zwecken der Verarbeitung gehören ggf. die Identitäts- und Altersprüfung, Betrugs- und Geldwäscheprävention, die Verhinderung, Bekämpfung und Aufklärung der Terrorismusfinanzierung und vermögensgefährdenden Straftaten, die Erfüllung steuerrechtlicher Kontroll- und Meldepflichten sowie die Archivierung von Daten zu Zwecken des Datenschutzes und der Datensicherheit so-wie der Prüfung durch Steuerbehörden und anderen öffentlichen Stellen und Institutionen. Darüber hinaus kann die Offenlegung von Daten im Rahmen von behördlichen/gerichtlichen Maßnahmen zu Zwecken der Beweiserhebung, Strafverfolgung oder der Durchsetzung zivilrechtlicher Ansprüche erforderlich werden. Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten dabei zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit Handels-, Gewerbe, oder Steuerrecht, soweit wir dazu verpflichtet sind, Ihre Daten aufzuzeichnen und aufzubewahren.
• Berechtigte Interessen / Compliance, etc.: Über die eigentlichen Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung hinaus verarbeiten wir Ihre Daten gegebenenfalls, wenn es erforderlich ist, um unsere berechtigten Interessen oder die Dritter zu wahren, sofern nicht Ihre Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten dem Entgegenstehen, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Berechtigte Interessen können u.a. unsere wirtschaftlichen Interessen, unsere rechtlichen Interessen, unser Interesse zur Einhaltung und Sicherstellung von Compliance oder auch der IT-Sicherheit sein. Berechtigte Interessen liegen z.B. in folgenden Fällen vor: Umsetzung von rechtlichen Pflichten (einschließlich, aber nicht nur, die Erfüllung einer rechtmäßigen rechtlichen Anforderung von Strafverfolgungsbehörden oder anderen staatlichen Aufsichtsbehörden), Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten durch Rechtsanwälte, Untersuchung und Aufklärung von vermuteten oder tatsächlichen illegalen Handlungen, Gewährleistung der EDV/IT-Sicherheit oder auch um ggf. einen geplanten Unternehmenskauf oder eine Fusion mit einem anderen Unternehmen zu planen und durchführen zu können.
3. Quellen
Daten, die wir nicht unmittelbar bei Ihnen erhoben haben, erhalten wir aus den folgenden Quellen:
• Behörden oder anderen staatlichen Stellen, z.B. Finanzämter, Arbeitsagenturen,
• Personaldienstleistern, Headhunter, Zeitarbeitsfirmen, u.ä.,
• Geschäftspartner,
• Ihren früheren Arbeitgebern, wenn Sie zugestimmt haben, dass wir diese im Rahmen des Einstellungsverfahrens kontaktieren.
4. Empfänger oder Kategorien von Empfängern
Eine Weitergabe Ihrer Daten erfolgt sofern wir gesetzliche Vorgaben zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten z.B. an öffentliche Stellen erfüllen müssen bzw. dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie uns eine Einwilligung in die Übermittlung an Dritte gegeben haben. CASPERA setzt zudem Dienstleister ein, an die wir Ihre Daten zur Erfüllung von deren jeweiligen Aufgaben weitergeben. Dies sind u.a. Anbieter von IT-Dienstleistungen (z.B. Hosting, Rechenzentrumsbetrieb oder Wartung von IT-Systemen), Banken oder Logistikdienstleister. Sofern diese als Auftragsverarbeiter die Daten auf unsere Weisung hin verarbeiten, erfolgt dies entsprechend Art. 28 DSGVO.
5. Übermittlung von Daten in Drittländer
Eine Datenübermittlung an Empfänger mit Sitz in Ländern außerhalb der Europäischen Union („EU“) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums („EWR“) (sogenannte Drittländer), erfolgt im Rahmen des Bewerbungsverfahrens grundsätzlich nicht. CASPERA stellt gleichwohl sicher, dass bei einer Übermittlung von Daten in Drittländer die Vorgaben der Artikel 44 ff. DSGVO zum Schutz der Daten eingehalten werden (z.B. wird sichergestellt, dass für das betreffende Land ein Beschluss der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegt, dass die Übermittlung auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework Agreements oder von Binding Corporate Rules erfolgt oder dass Verträge, wie die von der Europäischen Kommission angenommenen Standarddatenschutzklauseln, mit den Empfängern abgeschlossen werden, die einen angemessenen Schutz der Rechte und Freiheiten der Betroffenen garantieren). Im Übrigen erfolgt keine Übermittlung.
6. Speicherung von Daten
Personenbezogene Daten, die zum Zweck der Teilnahme an einem bestimmten Bewerbungsverfahren erhoben werden, werden bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert, maximal jedoch für sechs Monate, beginnend mit dem Tag der Ablehnung des Bewerbers durch CASPERA, um etwaige Nachfragen im Zusammenhang mit der Bewerbung beantworten zu können und um gesetzliche Bestimmungen, hier insbesondere der Nachweispflicht aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), nachzukommen. Spätestens nach Ablauf von sechs Monaten werden Ihre Bewerbungsunterlagen vernichtet, Daten und Dateien gelöscht.
Sofern Sie Ihre Einwilligung zu einer längeren Speicherung erteilt haben, um die von Ihnen übermittelten Bewerbungsunterlagen und Daten auch bei der Besetzung anderer freier Stellen in Betracht zu ziehen, werden diese in unserem Bewerberpool bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, längstens für die Dauer von zwölf Monaten nach Erteilung der Einwilligung verarbeitet und danach vernichtet bzw. die Daten und Dateien gelöscht.
Längere Speicherfristen können sich auch daraus ergeben, dass die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen notwendig sind, die Speicherung bis zum Eintritt der Verjährung dieser Ansprüche erfolgt bzw. rechtliche oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Die Daten werden in diesen Fällen so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung dieser Zwecke erforderlich ist.
Die Verjährungsfrist beträgt in der Regel 36 Monate, kann aber auch bis zu 30 Jahre betragen. Mit Eintritt der Verjährung löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, es sei denn, es liegt eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht, zum Beispiel aus dem Handelsgesetzbuch (§§ 238, 257 Abs. 4 HGB), dem Arbeitszeitgesetz oder aus der Abgabenordnung (§ 147 Abs. 3, 4 AO) vor. Diese Aufbewahrungspflichten können zwei bis zehn Jahre betragen.
7. Ihre Rechte als Betroffener
Als Betroffener haben Sie die folgenden Rechte:
7.1. das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO) – Sie sind jederzeit berechtigt, von uns eine Bestätigung zu verlangen, ob wir Sie betreffende Daten verarbeiten; ist dies der Fall, sind Sie ferner berechtigt, Auskunft über diese Daten sowie bestimmte weitere Informationen und eine Kopie Ihre von CASPERA verarbeiteten Daten anzufordern.
7.2. das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO) – Sie haben das Recht, die Berichtigung von Daten zu verlangen, die CASPERA über Sie verarbeitet und von denen Sie glauben, dass sie unzutreffend sind. Sie haben auch das Recht, die Vervollständigung unvollständiger Daten zu verlangen.
7.3. das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO – “Recht auf Vergessenwerden”) – Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Das Recht auf Löschung besteht u.a. nicht, wenn die Verarbeitung der Daten erforderlich ist für (i) die Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, (ii) zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir unterliegen (z. B. gesetzliche Aufbewahrungspflichten) oder (iii) zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
7.4. das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) – Sie haben das Recht unter den Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen.
7.5. das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) – Sie können unter den Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO von uns verlangen, dass wir Ihnen die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format übergeben.
7.6. das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) – Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen, so dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten beenden müssen. Das Widerspruchsrecht besteht nur in den in Art. 21 DSGVO vorgesehen Grenzen. Zudem können unsere Interessen einer Beendigung der Verarbeitung entgegenstehen, so dass wir trotz Ihres Widerspruchs berechtigt sind, Ihre Daten zu verarbeiten.
7.7. das Recht auf Widerruf Ihrer Einwilligung: Wenn Ihre Daten auf der Grundlage einer Einwilligung verarbeitet werden, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf erfolgt ist. Wir werden den Empfänger der Daten entsprechend informieren und die Verarbeitung der Daten, für die von der Einwilligung umfassten Zwecke künftig unterlassen. Zu Dokumentationszwecken speichern wir eine Information über Ihren Widerruf.
7.8. das Recht auf Beschwerde: Sie sind berechtigt, unter den Voraussetzungen von Art. 77 DSGVO Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde erreichen Sie wie folgt:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: 0611-1408 0, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de.
Wir empfehlen allerdings, eine Beschwerde zunächst immer an unseren Datenschutzbeauftragten zu richten.
Ihre Anträge über die Ausübung ihrer Rechte sollten nach Möglichkeit schriftlich oder elektronisch an die oben unter Ziffer 1 angegebene Anschrift oder direkt an unseren Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.
8. Bereitstellungspflicht
Grundsätzlich sind Sie nicht verpflichtet, uns Ihre Daten mitzuteilen. Wenn Sie dies jedoch nicht tun, können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten bzw. Sie nicht für künftige Stellenbesetzungen kontaktieren.
9. Automatisierte individuelle Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu Bewerbungs- bzw. Einstellungszwecken findet keine automatisierte Entscheidungsfindung (einschließlich Profiling) durch uns statt.
Information über Ihr Widerspruchsrecht Art. 21 DSGVO
Sie haben das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgt (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung), Widerspruch einzulegen. Es müssen dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.
Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an den Datenschutzbeauftragten bzw. an jobs@capera-immobilien.de gerichtet werden.