Datenschutzhinweise der CAPERA Immobilien Service GmbH - gültig ab 25.05.2018

Ab dem 25.05.2018 erlangt die Europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) unmittelbar ihre Geltung und zugleich wird auch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in seiner bisherigen Fassung abgelöst. 

Nachfolgend möchten wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch CAPERA Immobilien Service GmbH informieren. 

Personenbezogene Daten im Sinne dieser Information sind sämtliche Informationen, die einen Bezug zu Ihrer Person aufweisen können.

1. Verantwortliche Stelle und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche Stelle ist:

CAPERA Immobilien Service GmbH
Dornhofstraße 100, 63263 Neu-Isenburg
Telefon: 06102 81544-100
Fax: 06102 81544-19101
E-Mail: info@capera-immobilien.de<

Sie erreichen unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten unter:

CAPERA Immobilien Service GmbH
Schülerstraße 40, 07545 Gera
Telefon: 0365 55214344
E-Mail: datenschutz@capera-immobilien.de

2. Quelle der personenbezogenen Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung z.B. über die Selbstauskunft bzw. den Mietvertrag, von Ihnen erhalten haben. Des Weiteren verarbeiten wir - sollte dies für die Erbringung unserer Dienstleistung (insbesondere Verwaltung der Immobilie für Dritte) erforderlich sein – personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen zulässigerweise gewinnen oder die wir von für Sie zuständigen Partnern oder sonstigen Dritten (z.B. Schufa) erhalten haben und zukünftig erhalten werden oder aufgrund einer von Ihnen erteilten Einwilligung.

Zum anderen verarbeiten wir personenbezogene Daten die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbüchern, Presse, Internet, Medien) zulässigerweise gewonnen haben und verarbeiten dürfen.

3. Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden

Wir verarbeiten folgende Kategorien von personenbezogenen Daten: Stammdaten (Name, Anschrift, Geburtsdatum, Geburtsort, Kommunikations-daten, wie Telefon-Nr:, E-Mail-Adresse; Bankverbindung, Informationen über Ihre Bonität im Rahmen der Anbahnung eines Mietvertrages sowie Vertragsdaten: Nutzungszeitraum, Lage der Wohnung/Gewerbeeinheit, Rolle der betroffenen Person, Vertragsnummer, Zahlungsdaten, Daten zu Mieterkontakten und Vorgangsbearbeitung sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

4. Zweck, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung:

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Einhaltung der jeweils anwendbaren gesetzlichen Datenschutzanforderungen zweckbezogen zur Erfüllung unseres Vermietungs- und Verwaltungsauftrages und damit unmittelbar in Zusammenhang stehender Nebentätigkeiten. Dabei ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn mindestens eine der nachstehenden Bedingungen erfüllt ist:

a. Einwilligung (Art. 6, Abs. 1 a DSGVO)

Die Rechtmäßigkeit für die Verarbeitung personenbezogener Daten ist bei Einwilligung zur Verarbeitung für festgelegte Zwecke gegeben (z.B. Bankdaten zum Lastschrifteinzug der Miete bzw. Hausgeld). Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Dies gilt auch für den Widerruf von Einwilligungs-erklärungen, die vor der Geltung der DSGVO, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind.

b. Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6, Abs. 1 b DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung unseres Vermietungsauftrages, im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen (z.B. Selbstauskunft, Schufa) und zur Durchführung unseres Verwaltungsauftrages und damit im Zusammenhang aller mit dem Betrieb und der Verwaltung von Immobilien stehenden Nebentätigkeiten (z.B. Beauftragung von Instandsetzungs-/Instandhaltungs-leistungen, Erfüllung von Verträgen, z.B. Meldung von Nutzerwechseln und Daten im Rahmen der Betriebs- bzw. Jahresabrechnung)

Der Zweck der Datenverarbeitung ergibt sich in erster Linie aus dem konkreten Produkt (z.B. Miet- oder Eigentumswohnung, Gewerbeeinheit).

c. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6, Abs. 1c DSGVO oder im öffentlichen Interesse (Art. 6 Abs. 1 e DSGVO):

CAPERA unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Verpflichtungen nach Mietrecht, WEG-Recht, den vertraglichen Vereinbarungen mit dem Eigentümer der Immobilien sowie handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.

d. Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 f DSGVO):

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten:

Beispiele:

  • Abfrage und Datenaustausch mit der Schufa zur Ermittlung von Bonitäts- bzw. Ausfallrisiken
  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei Rechtsstreitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit und des IT-Betriebs
  • Verhinderung und Aufklärung von Straftaten
  • Videoüberwachung zur Prävention und Sammlung von Beweismitteln bei Straftaten zum Schutz der Bewohner
  • Wahrnehmung des Hausrechts

5. Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:

Innerhalb des Unternehmens sind die Stellen zugriffsberechtigt, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen. CAPERA lässt auch einzelne Serviceleistungen von sorgfältig ausgewählten und datenschutzkonform beauftragten Dienstleister und Auftragsverarbeitern (Art. 28 DSGVO) ausführen, die ihren Sitz innerhalb in der EU haben. Dies sind Unternehmen in den Kategorien IT, Zahlungsverkehr, Druck- und Zustellungen, Messdienstleister, Abrechnung, Wartung/Instandhaltung, Rechtsanwälte, Inkasso sowie Vermietung/Vertrieb.

Im Hinblick auf die Datenweitergabe an weitere Empfänger dürfen wir Informationen über Sie nur weitergeben, wenn gesetzliche Bestimmungen dies erfordern, sie eingewilligt haben oder wir zur Weitergabe befugt sind. Sind diese Voraussetzungen gegeben, können Empfänger personenbezogener Daten u.a. sein:

  • Öffentliche Stellen und Institutionen (z.B. Finanzbehörden, Strafverfolgungsbehörden) bei Vorliegen einer gesetzlichen oder behördlichen Verpflichtung
  • Andere Unternehmen oder vergleichbare Einrichtungen, an die wir zur Durchführung der Geschäftsbeziehung mit Ihnen personenbezogene Daten übermitteln (Bürgschaftsgeber, Auskunfteien, Abrechnungsdienste)

Weiterführend können auch andere Stelle Datenempfänger sein, sofern Sie uns Ihre Einwilligung zur Datenübermittlung erteilt haben.

6. Übermittlung personenbezogener Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation:

Eine aktive Übermittlung von personenbezogenen Daten an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Wirtschaftsraums oder eine internationale Organisation findet nicht statt.

7. Wie lange werden die Daten gespeichert?

Die Kriterien zur Festlegung der Dauer der Speicherung bemessen sich nach dem Ende des Zweckes und anschließender gesetzlicher Aufbewahrungsfrist. Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Zu beachten ist, dass unsere Geschäftsbeziehung ein Dauerschuldverhältnis ist, welches auf Jahre angelegt ist.

Darüber hinaus unterliegen wir bzw. Ihr Vermieter verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich unter anderem aus dem Mietrecht, dem WEG-Recht, dem Handelsgesetzbuch (HGB), der Abgabeordnung (AO) ergeben. Die angegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation können unter bestimmten Umständen bis zu 30 Jahre betragen. 

8. Datenschutzrechte:

Jede/r Betroffene/r hat das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DSGV. Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §§ 34 und 35 BDSG. Sie haben die Möglichkeit, sich mit einer Beschwerde an oben genannten Datenschutzbeauftragten oder an eine Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DSGVO i.V. m. § 19 BDSG) zu wenden.

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber widerrufen. Dies gilt für den Widerruf von Einwilligungserklärungen, die vor der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung, also vor dem 25.05.2018, uns gegenüber erteilt worden sind. 

9. Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten und mögliche Folgen einer Nichtbereitstellung von Daten:

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung einer Geschäftsbeziehung erforderlich sind, oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen müssen oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggfs. beenden müssen.

10. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling:

Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung nutzen wir grundsätzlich keine automatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DSGVO. Sollten wir diese Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren, sofern dies gesetzlich vorgegeben ist.

Wir verarbeiten Ihre Daten nicht mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte automatisiert zu bewerten.

WIDERSPRUCHSRECHT

Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO

1. Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6, Abs. 1 e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) und Artikel 6, Abs. 1 f DSGVO (Datenverarbeitung auf der Grundlage einer Interessenabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Artikel 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dienst der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

2. Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung von Daten für Zwecke der Direktwerbung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nicht für die Zwecke der Direktwerbung.

Der Widerspruch wirkt für die Zukunft und sollte möglichst gerichtet werden an:

CAPERA Immobilien Service GmbH
Datenschutzbeauftragter
Schülerstraße 40

07545 Gera

datenschutz@capera-immobilien.de